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Las agencias de viaje de turismo receptivo tienen un papel fundamental en el buen desarrollo del sector. Si se quiere seguir generando riqueza y empleo hay que contar con ellas.

En este post vamos a definir qué es una agencia de viajes de turismo receptivo y qué funciones tiene de cara al cliente final.

Veremos también la importancia de la especialización en este sector del turismo y, sobre todo, analizaremos la importancia de contar con un software de gestión que se adapte a las características del turismo receptivo.

Un software de gestión que, como analizaremos, ha de contar con funciones para la venta al público y de control de negocio con el objetivo de saber al instante si todas las decisiones que se adoptan son las correctas.

Por supuesto que hay que tener en cuenta que este sistema de reservas ha de estar siempre orientado hacia el posicionamiento y a que el negocio turístico aparezca en los primeros resultados de búsqueda de Google para las palabras clave que se han elegido.

Definición de agencia de viajes de turismo receptivo

Las agencias de viaje de turismo receptivo cobran cada día mayor importancia dentro de un mundo tan competitivo como es el turístico.

Turismo Receptivo

Son las que están en contacto directo con el cliente, las que hacen posible que una determinada estancia sea una experiencia agradable.

Las agencias de viaje receptivas son las que reciben al turista en un punto de destino y se encargan de la contratación de alojamientos, de ofrecer actividades, de los traslados o de proporcionarles todos los servicios que se puedan encontrar en ese punto de destino, desde una mesa para un restaurante exclusivo, una entrada a un parque temática o a una función de teatro.  

Lo que podemos decir es que todos los agentes que participan en el sector turístico, desde las agencias de viaje mayoristas a las minoristas pasando por los touroperadores dependen en buena medida de las agencias de viaje receptivas para que todo funcione a la perfección y se consiga la tan anhelada fidelización del cliente.

Turismo receptivo: básico para un cliente satisfecho

Este es un aspecto básico porque no tan sólo un cliente satisfecho volverá a comprar cuando tenga necesidad de viajar, sino que recomendará el producto en cuestión con lo que las posibilidades de venta aumentarán.

En definitiva, estamos hablando de un especialista en el lugar de destino. El que conoce a la perfección el entorno y el que sabrá dar respuesta a cualquier necesidad del cliente en un tiempo récord.

Vamos a poner un ejemplo para ver la importancia del turismo receptivo. Un gran touroperador en el Reino Unido es el encargado de enviar a un gran número de personas a un destino en España de sol y playa.

Este touroperador contrata a un receptivo local para que se encargue de la gestión del transporte –organizar el traslado desde el aeropuerto al hotel, por ejemplo o bien las más variadas excursiones- o la distribución de los hoteles.

En este ejemplo se puede ver la importancia de la agencia receptiva ya que de su trabajo va a depender que también el touroperador pueda seguir vendiendo paquetes turísticos.

La importancia del turismo receptivo es cada vez más importante como señalan los especialistas del sector.

Un cliente que lo quiere todo y al instante

turismo receptivo s2 - Doblemente

El turista actual no está dispuesto a esperar. Lo quiere todo ahora y en su lugar de destino. La agilidad con que el turismo receptivo le dé la respuesta será clave para el éxito o el fracaso.

Los turistas y viajeros en general no contratan paquetes turísticos cerrados e inamovibles. Todo lo contrario.

La tendencia desde hace años es ofrecer un paquete dinámico, que pueda ser personalizado por el propio cliente a su gusto. Porque al igual que no existen dos personas iguales no existen dos viajeros o turistas idénticos. Cada uno de ellos tiene sus necesidades.

Para hacer frente a estas exigencias –cada vez más lógicas, por otra parte- las agencias de viaje se han de dotar de un software de gestión que les procure dar respuesta a esas exigencias y que, al mismo tiempo, pueda monitorizar –también en tiempo real- la actividad de la agencia de tal manera que pueda controlar un sinfín de variantes con el objetivo de conocer al segundo si el negocio turístico es rentable.

La especialización, clave para las agencias de turismo receptivo

Lo que también es una tendencia es la especialización dentro del sector turístico, siguiendo lo que quiere el turista actual.

Existen cada vez más agencias de viaje receptivas especializadas en un determinado producto.

Podemos encontrar aquella que sólo vende actividades dentro de un mismo territorio. Dentro de este territorio se dedicará a vender viajes en moto de nieve, excursiones con raquetas de nieve o paseos a caballo.

Contará con guías que conozcan a la perfección los recorridos y que les harán disfrutar de un tiempo de ocio maravilloso.

También encontramos agencias receptivas cuya única misión sea la de organizar estancias deportivas para equipos de élite o bien la que se encarga de organizar viajes a grupos de estudiantes.

turismo receptivo s3 - Doblemente

Las agencias receptivas, al igual que hacen las agencias de viajes minoristas, comprarán el producto a una agencia de viajes mayorista, pero será capaz de elaborar sus propio producto para satisfacer al cliente.

O bien puede optar por establecer su propia red de proveedores locales con el objetivo de reunir todos los productos para facilitar la búsqueda del cliente.

Otra opción es poder crear un producto mixto con ambas opciones.

Pero en cualquiera de los casos deberá contar con un sistema de reservas que le permita controlar en todo momento el producto disponible y establecer las tarifas pertinentes. También permitirle al cliente que compre uno o varios productos sin que tenga que perder demasiado tiempo en ello.

Sistemas de gestión para agencias de viaje que den respuestas en menos de un segundo y que, a la vez, gracias al ofrecimiento de otros productos, sean capaces de aumentar el valor de la compra del cliente para poder conseguir mayor beneficio en el mismo tiempo.

Funciones de estas agencias de viaje

Dicho todo esto, ¿cuáles serían las funciones de una agencia de viajes de turismo receptivo?

  • En primer lugar, ofrecer un producto atractivo al cliente, que le cautive y que le procure tal satisfacción que recuerde el nombre de la marca para volver a ella cuando quiera contratar un nuevo paquete turístico. Si el cliente vuelve, el éxito del negocio está más que garantizado.
  • Resolver cualquier duda que se le pueda presentar al cliente, no tan sólo durante el proceso de comprar, sino también cuando haya llegado al punto de destino. Esta es la esencia, sin duda, del turismo receptivo.
  • Asesorar al cliente sobre las mejores opciones. En caso de no tener el producto concreto que el cliente ha solicitado, ofrecerle otro con parecidas características. Sea como sea, el cliente jamás puede quedar sin respuesta.

La importancia del software de gestión en las agencias de turismo receptivo

turismo receptivo s4 - Doblemente

Vamos a hacer un pequeño hincapié en la importancia que tienen las respuestas rápidas para la venta y posterior fidelización del cliente.

Estamos ante un cliente que no tiene horarios y que se ha acostumbrado al mundo digital con una rapidez inusitada.

Por eso, una software para agencias de viajes debe tener la capacidad de responder inmediatamente sea la hora que sea y sea el día que sea.

La tecnología de la página web y de las herramientas que utiliza deben tener las máximas prestaciones en este sentido.

Por tanto, y ante la imposibilidad de tener una persona las 24 horas del día atendiendo las consultas de los clientes, es necesario que tu sistema de reservas permita la implementación de chatbots potentes.

Los chatbots serán capaces de responder a todas aquellas dudas que surjan. Pero no sólo eso. Convertirás tu agencia de viaje receptiva en una máquina de vender porque podrás ofrecer tus productos sin interrupción de ninguna clase.

La importancia de un buen software de gestión para el turismo receptivo

Estás más que claro por todo lo que hemos dicho hasta el momento que las agencias de viaje receptivas ocupan un lugar muy importante para el buen funcionamiento de todos los eslabones del sector.

Que una agencia receptiva atienda a los clientes en el lugar de destino no significa que no deba contar con la más desarrollada tecnología porque las ventas y las dudas se pueden plantear desde cualquier lugar del Planeta.

Estamos en un mundo globalizado y toda aquella agencia que quiera tener éxito no debe perder jamás de vista este punto.

Pero es que además, el sistema de reservas debe permitir tener una visión clara de todo lo que suceda internamente en el negocio. Ser capaz de compartir información con todos los miembros que forman parte de la organización.

El objetivo no es otro que minimizar al máximo el error humano.

Importancia para el buen funcionamiento del negocio

Vamos a empezar a desgranar ya porque es tan interesante contar con el mejor software para agencias de viaje.

1.      Control de stock

Este es uno de los puntos más importantes que siempre debe tener en cuenta un buen sistema de reservas para cualquier negocio turístico: el control del stock, saber en cada momento con qué producto se cuenta.

Las agencias receptivas pueden elaborar su propio producto. Para tener una amplia variedad se lo comprará a una agencia de viajes mayorista.

Ésta, la mayorista, se lo compra a su vez a sus proveedores (por ejemplo cadenas hoteleras o compañías aéreas). Como compra grandes cantidades de producto puede conseguir un mejor precio.

Pero son muchos los actores turísticos que venden el mismo producto. Por tanto, el software de agencias de  viaje que se elija ha de poder controlar en todo momento cuántos productos se han vendido.

Esto sólo se puede hacer a través de la más sofisticada tecnología y a través de complicados lenguajes informáticos que permiten que los datos viajen a la velocidad de la luz.

Sólo con esta herramienta, el receptivo no venderá un producto que ya ha sido asignado, evitando de esta manera el tan temido overbooking.

Es tan importante este aspecto que nos atrevemos a decir que incluso está en juego la reputación de la agencia receptiva y las posibilidades de venta futura.

2.      Realizar la venta cruzada o cross-selling

turismo receptivo s5 - Doblemente

La venta cruzada o cross-selling es tan interesante para el cliente final de un paquete turístico como para la agencia que lo proporciona.

Se trata de que, una vez en la página web, el cliente pueda añadir al carrito de la compra tantos productos como éste desee o necesite.

Lo podemos ver claro en un ejemplo. Una persona quiere comprar un viaje a una estación de esquí. Lo primero que hará será elegir los días del viaje y el alojamiento.

Con toda seguridad querrá comprar un forfait que le dé acceso a las pistas y además con un seguro de pistas incluido. Es posible que también introduzca en su carrito de compra la comida en pista o contrate a un profesor de esquí.

Pero hay más. Si el software para agencias de viajes es de última generación, podrá incluso reservar mesa en un restaurante, ir a un balneario o comprar entradas para la función de teatro de moda.

¿Por qué es entonces interesante para el cliente? Porque desde un mismo punto habrá satisfecho todas sus necesidades de viaje y de ocio. Sin perder ni un solo segundo.

¿Qué ventajas obtiene la agencia de viajes de turismo receptivo? Ya lo hemos señalado. Habrá aumentado el importe de su carrito de compra. Habrá, en definitiva, generado más beneficios.

3.      Gestión interna del negocio. Facturas, cobros…

No tan sólo se trata de vender cuanto más mejor. También es necesario saber que el precio de la venta es el adecuado, aquél que permita que el negocio turístico se desarrolle.

Por eso es importante que el sistema de reservas pueda generar informes de situación prácticamente al instante que muestren cómo está la oferta y la demanda de un determinado producto.

Es necesario también que se puedan emitir facturas, que se puedan ver los cobros, la situación de los proveedores y un sinfín de labores internas que permitan conocer sin demoras si todo el proceso de ventas es el adecuado.

En resumen. Un buen software para agencias de viaje receptivas ha de controlar tanto sus procesos internos como sus procesos de venta.

Para el buen posicionamiento en Google

Este es el último punto que vamos a tratar pero no por ello menos importante. Vamos a hablar de la venta online, cada vez más importante en el sector turístico.

El sistema de reservas que implantes en tu agencia de viajes de turismo receptivo siempre ha de ir orientado a tener un buen posicionamiento en Google.

¿Qué significa eso? Que debe tener todo lo necesario para que tu marca y tu producto aparezcan en los primeros resultados del buscador. Así te asegurarás más venta.

Lo que debes tener en cuenta

  • Que puedas colocar las palabras clave adecuadas en los lugares adecuados de tu página web con el objetivo de que Google sepa a la perfección qué es lo que estás vendiendo y que tus clientes no tengan ninguna dificultad en encontrarte.
  • Te ha de permitir crear todos los contenidos necesarios para explicarle a tu cliente porque te tiene que elegir tu agencia receptiva y no una de la competencia. La creación de contenido –siempre de calidad, único y original- se ha de realizar tanto en las categorías de tu web, en las fichas de producto y en tu blog corporativo. Crear contenido de calidad en tu blog te permitirá situarte como un experto en tu campo.
  • Tu página web ha de ser navegable. Es decir, que el cliente “no se pierda” debido a una mala arquitectura de la información. Has de procurar dirigirle cuanto antes hacia el carrito de la compra. Ese es el objetivo final, sin distracciones.
  • Debe permitir que compartas toda tu información por las redes sociales en las que se encuentren tus clientes. Las redes sociales son cada vez un canal más importante que permite compartir experiencias.
  • No olvides que debes tener un módulo de opiniones donde aquellos que ya han comprado tu producto puedan expresar su satisfacción. Los viajeros tienen muy en cuenta las opiniones  de aquellos que ya han probado tu producto y si la experiencia ha sido positiva, animará a la compra.

Un sistema de reservas para competir

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En definitiva. Las agencias de viaje especializadas en turismo receptivo han de tener a su alcance el mejor sistema de reservas para poder competir en un mundo tan competitivo como es el sector turístico.

Un programa de gestión que permite tanto vender como controlar todos los procesos internos de la agencia.

¿Qué sistema de gestión tienes en tu agencia de viajes de turismo receptivo? ¿Qué pros y contras podrías contarnos? Estaríamos encantados que nos respondieras a estas preguntas en la sección de comentarios.

¿Te ha parecido interesante lo que te hemos contado en este post? Si tu respuesta es que sí, ¿crees que merece ser compartido en redes sociales?

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